Bid Management und Proposal Management … was ist das?

Bid Management (oder Proposal Management) ist das managen eines Angebotserstellungs-Prozesses als Projekt. Es geht vereinfach ausgedrückt um die planvolle Erstellung von Angeboten.

Die englischsprachigen Wörter ‚proposal‘ oder ‚bid‘ können als Angebot, Antrag, Vorschlag, Projektierung, Gebot oder Offerte verstanden werden und da die Sprache der Wirtschaft großteils englisch ist, spricht man auch hierzulande statt von Angebotsmanagement oft von Bid- und Proposal Management.

Auch ein Kleinbetrieb hat einen Angebotserstellungs-Prozess – nur oft nicht ausformuliert!

Schauen wir uns beispielhaft einen Handwerksbetrieb an. Neben dem Meister und Eigentümer gibt es eine angestellte Fachkraft, einen Lehrling sowie eine Bürokraft die auch die Buchhaltung führt.

Ein potentieller Kunde ruft an und bittet um ein Angebot innerhalb der nächsten 10 Werktage.

• Wer klärt die fachlichen Details mit dem Kunden? Macht dies stets der Meister oder einer seiner Mitarbeiter?
• Hätte die Bürokraft das notwendige Fachwissen um alle wesentlichen Fragen anzusprechen? Könnte das sogar der Lehrling?
• Wer kümmert sich um die Kalkulation?
• Wer schreibt das Angebot und in welcher Form?
• Vielleicht müssen Preise von einem Lieferanten oder Sub-Unternehmer angefragt werden, doch wer kümmert sich darum das die Preise rechtzeitig da sind damit das Angebot innerhalb der vom Kunden gewünschten Zeit fertig wird?
• Wer darf im Betrieb unterschreiben und das Angebot an den Kunden versenden?

Das Beispiel zeigt, dass es in jedem Betrieb einen Angebotserstellungs-Prozess gibt, ob auf Papier festgehalten oder nicht.

Bid Management bei zeitkritischen und arbeitsteiligen Angeboten und für komplexe oder sehr individuelle Produkte und Lösungen

Es gibt viele Kriterien die einen Einfluss darauf haben können, ob ein professionelles Bid Management für ein Unternehmen sinnvoll ist oder nicht. Ein Proposal Management kostet Ressourcen und muss sich damit rechtfertigen.

Ein Bid Management wird voraussichtlich nicht benötigt wenn:

• das Produkt sehr standardisiert ist. Rohstoffe wären hier ein Beispiel bei denen die Qualität definiert ist und es nur um die Menge und den Lieferort geht. Ähnlich eine Hausratversicherung bei denen die Möglichkeiten durchaus erklärungs- und beratungsintensiv sein Können, die Auswahlmöglichkeiten jedoch eingeschränkt und durch die Versicherungsgesellschaft vorgegeben ist.
• die Leistung ist einfach zu beschreiben. Will man eine 20qm Wand gestrichen bekommen, wird die Erstellung eines Angebotes nicht aufwändig sein. Dies soll nicht bedeuten, dass die Leistung dahinter nicht viel Wissen, Ausbildung und Erfahrung benötigt, die Erstellung des Angebotes wird nur nicht sonderlich komplex sein.

Ein Bid Management könnte ein wesentlicher Erfolgsfaktor sein wenn:

• die Angebotserstellung zeitkritisch und/oder formal vorgegeben ist.
  Öffentliche Ausschreibungen haben eine genau definierte Deadline und selbst 5 Minuten zu spät führt zu einem Ausschluss. Aber auch in der Privatwirtschaft gibt es Ausschreibungen (oder RFP ‚Request for Proposal‘ und teilweise RFQ ‚Request for Quotation‘ genannt) bei denen eine Deadline eingehalten werden muss. In der Regel ist bei Ausschreibungen genau vorgegeben wie die Beantwortung erfolgen muss und wie Preise aufbereitet werden müssen. Es ist oft sehr aufwändig alle Formalien einzuhalten und das Zeitmanagement nicht außer Acht zu lassen.
• mit einem hohen Abstimmungsaufwand zu rechnen ist und die Komplexität der Lösung zunimmt.
  Die Angebotserstellung kann so umfangreich sein, dass 10 oder 20 Mitarbeiter gleichzeitig daran arbeiten, dass Unterangebote von externen Firmen eingeholt werden müssen und nicht alle Mitarbeiter sind auch am gleichen Standort verfügbar oder sprechen die gleiche Sprache. Mitarbeiter aus anderen Unternehmensbereichen können sehr unterschiedliche Kulturen haben. Verschiedene Spezialisten können sehr differente Sichtweisen haben wie eine ‚beste‘ Lösung aussieht. Diese heterogenen Teams müssen professionell moderiert und gemanaget werden und das ist aufwändig.
• es Reglementierungen gibt die eingehalten werden müssen.
  Dies können Gesetze für Produkte oder Dienstleistungen sein oder Exportvorschriften. Und in größeren Firmen wird es eine Vielzahl von internen Regelungen geben. Schon der Freigabeprozess kann eine Wissenschaft für sich sein (welche Hierarchiestufe muss bis wann von wem und wie mit welchem Vorlauf informiert werden und wer darf, abhängig von Vertragsvolumen und weiterer Kennzahlen oder Risikoeinstufungen, Angebot und Kalkulation unterschreiben). Dafür Sorge zu tragen das alle Regeln eingehalten werden, kann mehrere Tage in Anspruch nehmen und braucht viel Hintergrundwissen.
• die Angebotserstellung individuell ist.
  Wenn Sie nicht mit einem festen Leistungskatalog arbeiten sondern jede Lösung sehr individuell auf den Kunden zugeschnitten ist, wird sich jedes Angebot von anderen Angeboten inhaltlich unterscheiden. Etwas das Sie eigentlich vermeiden wollen, denn es bedeutet das ganz individuelle Absprachen getroffen, Leistungsdimensionen definiert und die Lösung sehr genau beschrieben werden muss. Umso individueller die Angebote werden, desto eher brauchen Sie Angebotsspezialisten die sicherstellen können, dass nichts übersehen oder ausgelassen wird und das Risiko für alle Parteien minimiert wird.
• es viel kostet ein Angebot zu erstellen.
  Ein Angebot zu erstellen kostet. Immer. Zum einen kostet es Zeit und damit auch Geld – oder es kostet alternative Gelegenheiten. Ein Angebot muss wie eine Investition betrachtet werden. Bei jeder Investition muss vorab überlegt werden, ob es sich lohnt. Und wie bei jeder Investition gibt es keine Garantie, dass es sich am Ende auszahlt. Rechnet man alle Arbeitsstunden zusammen, kommen schnell höhere Beträge zusammen. Muss man vielleicht auch Test-Equipment zusammenstellen oder die Entwicklung eines Modells oder eines Prototyps vorantreiben, kann es sehr schnell sehr kostspielig werden. Und wenn Ihnen die Angebotserstellung 100.000 Euro oder mehr kostet, wollen Sie das unter Garantie professionell gemanagt wissen.

Wann lohnt es sich konkret über ein professionelles Angebotsmanagement nachzudenken? Kurzum, wenn die Angebotserstellung wie ein Projekt organisiert werden muss. Bid Management (oder Proposal Management) ist letztendlich nichts anderes als klassisches Projektmanagement, wenn auch spezialisiert für die Angebotserstellung.

Sollte nicht doch der Vertrieb die Angebote machen? Dafür ist er doch da, oder?

Eigentlich ist der Vertrieb dafür da neue Opportunities zu generieren, sich (als das Unternehmen) bei einem potenziellen Kunden ins Gespräch zu bringen, mögliche Lösungen zu platzieren und mit dem Kunden zu verhandeln. Klassisch schreibt ein Vertriebsmitarbeiter dann auch oft die Angebote selbst, aber bereits wenn es technisch komplexer wird, benötigt der Vertriebsmitarbeiter zumindest Unterstützung wenn ein Spezialist ohnehin nicht gleich das Angebot schreibt (zumindest den technisch komplexen Teil).

Auch wenn es einen Bid Manager gibt der den Angebotsprozess verantwortet, bedeutet es nicht, dass ein Vertriebsmitarbeiter nichts mehr mit dem Angebot zu tun hat. Ganz im Gegenteil. Es ist der Vertrieb der den Kunden am besten kennt und der maßgeblich mitwirkt wie das Angebot gestaltet wird. Auch behält der Vertrieb die Verantwortung für den Kunden. Ein Bid Manager sorgt dafür, dass die Angebotserstellung professionell gemanagt wird, darauf achtet das alle Regularien eingehalten werden, dass rechtzeitig alle Angebotselemente zu einem Gesamtpaket zusammengefasst werden und dabei die Kosten für die Angebotserstellung möglichst gering bleiben.

Zusammenfassung:

• Bid Management ist Projektmanagement für den Angebotsprozess
• In jedem Unternehmen gibt es einen Angebotsprozess
• Nicht jedes Unternehmen braucht einen eigens benannten Bid Manager
• Bestimmte Kriterien befürworten ein eigenes Bid Management
• Der Vertrieb ist nicht außen vor